!リモートワーク!【オンライン会議を制するものはアフターコロナを制す】

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!リモートワーク!【オンライン会議を制するものはアフターコロナを制す】

こんにちは、”ごう”です!
新卒で医療業界(PT)で働き、広告代理店へ転職したサラリーマンです。
※プロフィールはこちら https://taigonjp.com/profile/

広告代理店の仕事を簡単にまとめると、
クライアント、つまり広告を出したいという企業の要望に対する
企画、提案、スケジュール管理、実施を行います。
広告を出す媒体はテレビ・新聞・雑誌・web・屋外広告など様々です。
(今の若い人はあまりピンとこない職業だと聞きました。泣)

現在はリモート勤務で自宅、喫茶店、ワーキングスペースを行ったり来たりする日々です。ちなみ
に私は個人的にリモートワーク超推奨派です!

広告代理店入社当時は夜中の2~3時から会食終わりの幹部との飲み会に参加したり、
クライアントから夜中1時にメールが来て飛び起きて返信したり、
クライアントから本当に顔どうしが1cmくらいの距離で怒鳴られたり、
タクシー移動中、上司に胸ぐらを掴まれてシャツのボタンが無くなったり、
謝罪要因として緊急招集させられ「申し訳ございません」という言葉を1日に100回ぐらい言ったり、 etc
そう、毎日がスペシャルなのである。(捉え方次第)
「逆境が人を成長させる」という言葉があるが、僕自身は実際そう思っている。
もちろん部下や後輩に対しても同じようには絶対にしないし、
このご時世なので言わないようにしている。
これは日々とてつもない怒りや悲しみ、ストレスにより
身心共にボロボロに傷つきながらも馬車馬のように働き、
1mmずつ前に進んでいく広告代理店マンの物語であることを読者にはご認識いただきたい。

リモートワーク伝達術(オンラインコミュニケーション)

laptop computer on glass-top table

対人コミュニケーションの定義

対人コミュニケーションの定義

人と人と が、 音声や身体、事物などの手掛かりを用いて、 お互いに心理的に意味のあるメッセージを伝え合うことを、対人コミュニケーンョンという

<引用>
大坊郁夫(1998).~しぐさのコミュニケーション~-人は親しみをどう伝えあうか-

 

「えー….」「あの~」「まあ…..」が多い人の話が入ってこない理由

これに関しては、私自身も非常に悩んでいました。

友達との会話の際は良いかもしれませんが、ビジネスや人前で話しをする際には、好ましくない場面が多いです。聞き手が仏様のような寛容な心をもっていない限り、致命的な欠点といえるでしょう。

しかも私自身もそうでしたが、当の本人に全くその自覚が無いのが怖いところです。

 

「えー….」「あの~」「まあ…..」「うーん….」を多用してしまった話の末路

⇒シンプルに聞きづらい。

⇒知的性が感じられず、バカっぽくなってしまうし、

相手に「なんだかこの人の話めんどくさいな」と思われます。

⇒そしてこういう人の話は大概イライラします。

なぜなら聞き手の集中力が奪われるからです。

 

逆に話を聞いてて分かりやすい人の共通点

⇒「えー」「あのー」というような繋ぎのワードがとてもに少ない。

有名な人を例に挙げると、

 

▶元大阪市視聴の橋本徹さん

▶林修先生

▶池上彰先生

▶マツコデラックス

 

テレビやYouTubeなどの映像をみていただければ分かりますが、この方々に共通しているポイントとしては、話に「えー….」「あの~」「まあ…..」「うーん….」が圧倒的に少ないということです。

だから話を聞いていても、何が言いたいか分かりやすいです。本当に尊敬しますね。

もともと人前立って喋ったり、
会話を引っ張っていくということが苦手な僕は、
会社に入って会議や打合せに参加して話す時や上司から電話で仕事の進捗を聞かれた時も、
「え~、この案件はですね、あの~〇〇でして、あの~」という調子です。
よく上司や先輩に”お前マジで何が言いたいの?”と詰められ、
しまいにはお前と話すとイライラするとまで言われてしまっているレベルです。

企業と企業の間に入る広告代理店としては致命的ですよね。。
しかしこんな私ですが、もちろん行き当たりばったりで会議に参加しているわけではないのです。
「会議でここのPOINTは絶対話そう」
「取引先とのMTGではこんな質問をしよう」
「結論から話そう」
”何を話すのか”と”結論から話す”ということは明確なのです。
よく本でも、”結論から話せ”というフレーズは溢れる程目にします。
しかしながら「結論から言うと○○です」「何故なら、えー、○○であの~、、」となってしまい、頭の中で言いたい事は理解しているものの、スラスラと話せなく、”何が言いたいのか分からない”という結末になってしまいます。

当時僕は、会議での発言や内容を漏らさないように、ボイスメモを取っていました。
そこで自分の発言や声を聞き直してみると、何を言っているか分からずに、自分自身で恥ずかしくなりました。

改めて自分で聞いてみると本当に何を言っているのか分からなかったのです。。

実際の僕が話していた感じを書いてみました。

「お世話になっております。  ”え~…” 私の名前は○○です。
”あの~…” 本日はですね ”あの~…”○○について提案させていただければと思います。
”え~…” ○○がどういうものかといいますと、”まぁ…” 、、、」

というように自分自身で見ても腹立たしい内容となっており、
5分回ぐらいの説明で75回くらい言ってました。もう死にたいレベルです。

こんな営業マンが来たら、企画実施どころか話すら聞いてもらえないですよね。

そこで、自分自身のボイスメモをこれでもかと聞き直して、向き合う事にしました。
(実際かなりの苦痛です)

そして何度か聞き直しているうちにあることに気付いたのです。

それは、
「専門的な用語を駆使して話したい」+「語尾や丁寧語の使い方」

この両方を考えながら話すので、当然言葉に詰まり、沈黙や間が生まれるということです。

その沈黙や間を埋めるために、言いたい事を整理する際の沈黙を防ぐためにを多用しているのが原因だと気づきました。

ただでさえ専門的なプレゼンや会議で発言することで既にも頭フル回転させているのに、
語尾や話し方、「固い言葉で話さなきゃ」というところまで頭を使う=頭の中が整理されておらず、

「えー….」「あの~」「まあ…..」「うーん….」が多発するのは容易に考えられます。

ここまで読んだ方は、私に非常に学が無いことは承知していると思います。
学生時代などで、コールセンターや接客業のアルバイトなどを経験していれば
多少はマシだったのかもしれませんが、そんな経験の無い私は「尊敬語」「丁寧語」「謙譲語」など使った事もなかったのです。

プチまとめ

「えー….」「あの~」「まあ…..」「うーん….」が大量発生する条件

▶頭の中を整理するために生まれる会話の間・沈黙を防ぐために使ってしまう。

▶話の内容に自信がない・不安。気持ちをごまかしている。

▶共感して欲しいという気持ちが先行してしまっている時、(はっきりと言え!情に訴えかけるな)

▶意図していない質問に対して用意していない

 

解決策

とはいえ、まずはしっかり何を話して、どういう過程で話すか準備することは重要ですが、ビジネス上の丁寧で固い言葉に慣れていくことも大事ですが、
それまでこの状況を我慢しろなんて苦痛すぎますよね
そこで、明日から使える実践的な解決策をご紹介します!
※これは若いビジネスパーソンにオススメです!

丁寧で固い言葉、ビジネス専門用語などを考えて頭の中を情報整理によって沈黙や間が生まれる場面で、
「えー….」「あの~」「まあ…..」「うーん….」の代わりに”ゴックンと”唾をのみ込み、間を作る”という動作を行うのです。

そうです。物理的に強制するのです↓↓

「お世話になっております。(ゴックン) 私の名前は○○です。本日はですね(ゴックン) ○○について提案させていただければと思います。(ゴックン) ○○がどういうものかといいますと、(ゴックン) 、、、」

※(ゴックン)は唾をのみ込む音です。

卑猥な表現だと思った方は疲れています。

しかも、この”唾をのみ込んでという物理的に強制する”ことにはメリットもあります。

緊張して早口になってしまう場面でも、この”唾をゴックンと飲み込む動作”を行うこと、
会話の中身をトータルで見た時に、とても良い間で会話が出来ているのです。

実際にこれを行った時のボイスメモと比較してみると、5分間に70回言っていたところ、
5分間で27回に減っていました!!これは大躍進と言っていいのではないでしょうか?

さらに会話の中でこの適度な間をで作っていく事で、聞き手に「話し上手」と思われやすくなります。

 

【もう少し深堀して調べてみた】

「えー….」「あの~」「まあ…..」「うーん….」など会話を繋ぐ言葉を”フィラー”というそうです。

これは、相手に「考え中です」と知らせる役割や、先ほども書いた沈黙や間を埋めて、会話を止めないようにする役割・頭の中を整理するために時間を稼ぐ役割などもあるそうです。やはり普段親しい人と話す際は全く問題ない事ですが、
ビジネスや人前で話しをする場面ににおいては好ましくないです。

リモートワークにおけるオンライン会議のメリット、デメリット

さてやっと本題です。

昨今の状況で、リモートワークを推奨する企業が多くなる中、
オンラインオフラインデジタルのメリット、デメリットに関しては、色んなサイトやブログでも書かれれている情報なので、ここでは簡単にリストアップしました。

オフライン

 メリット

・場の一体感をつくりやすい
・五感の全てを使うことができるので空気感やニュアンスが伝わりやすい
・参加者の集中度や熱意を伝えやすい、伝わりやすい

デメリット

・時間、参加者、参加態度が固定化しやすい
・時間が長引いてしまがち
・スケジュールが合わせにくい、コストがかかる

 

オンライン

 メリット

・スピーディーに実施できる
・検索、チャットなど並行作業がしやすい
・録音、録画がしやすい

 デメリット

・グループワークがしづらい
・視覚、聴覚以外の感覚や雰囲気が伝わりづらい
・ITリテラシーの差がパフォーマンスに結びつきやすい

 

ちなみに私が勤めている広告代理店は現在もリモートワークで、
私自身もオフライン推奨派ですが、弊害として、上司から「このシステムのこと教えて」「チャットってどうやって使うの?」「オンライン会議のリンクが送れない」など、いわゆるIT介護の場面が増えているというのも現実です。

 

私自身も、リモートワーク中心になった昨今、
今まで営業成績が上位だった上司が、新規取引先とのオンラインでの提案になったとたんに全くダメだったり、テレワークにより個人の求められる能力や評価方法も大きく変わったり、
「出社する」ことで評価されていた時代、営業は足で稼げというオールド営業の時代も終焉を迎える。その他も色々変化があり、考えさせられる事も多いです。

しかし、「人と人がビジネスを生み出している」という点では変わらないので、
ひとまず、オンライン会議でのコミュニケーションで重要だと思うポイントをいくつか上げてみました。

オンライン会議でのコミュニケーションで重要なこと

ファシリテートする能力

まず、既にサラリーマンの生活の一部となっているオンライン会議ですが、このオンライン会議での成果を分ける決定的なPOINTは”ファシリテート能力”だと確信しています。実際の会議では多方向からのコミュニケーションがあり、あうんの呼吸で進めることができていたことに高い期待が出来ない分、オフライン時のよりも、チームメンバーの役割分担と細かな指示が必要となります。

つまり、より細やかな司令塔となる必要があります。

オンライン会議・打合せ全体のPDCA構成

会議中だけでなく、事前準備・その後のアクション設計が円滑なプロジェクト推進には必要不可欠です。

会議のゴール設計およびアジェンダ設定、その時間配分、そして事前作業の指示もファシリテーターの仕事です。

アジェンダの設定に当たっては、会議の時間内で終わらせることができる分量・内容かどうかに留意することが必要です。

質の高い会議を実施するためには、当日のディスカッションに必要な事前資料の準備・読み込みや、それらの事前準備をメンバーに遵守させることも求められます。

会議の終了後には、
今回の決定事項や次のアクションプランなどを早急に対応することも必要です。
議事録に関しては、他のチームメンバーに依頼する方がスムーズかと思います。

公平な立場で、参加者の積極性と可能性を最大化する

オンライン会議では、システムやアプリの性質上、
チームメンバー全員の存在感が感じられず、発言が偏りがちになってしまう特徴があります。

また、年次や役職、そのチームの中心となるメンバーが、ついつい話し過ぎてしまうことが結構多いです。

ファシリテートする人は、その状況を把握し、発言の少ないメンバーの意見を積極的に引き出す選択も重要です。

オンライン会議の良いところとは、会議室の「上座、下座」のように、
今までは、場所の設定によって会社の力関係が見える化されないことだと思います。

若いビジネスマンに是非行ってほしいのは、
会議でいきなり本題に入るのではなく、緊張をほぐすような場の雰囲気づくり(アイスブレイク)を心がけた方が良いです。

「そんなこと言われても」と思う方もいるかもしれませんが、
何も特別なことをする必要はなく、「最近気になっているニュース」や「若い世代でこんなのが流行ってます!」的なことを会議の参加メンバーと情報交換するだけでも、十分効果があります。

 

 

意思表示・合意形成を円滑にするための「リアクションデザイン」

チームメンバーの積極的な参加を促進するためには、アイデアへの反応や絞り込みについて「ルール化」しておくことが有効です。

その際にオンライン会議は非常に有効です。
私が勤務している会社の部署では、
”会議中で分からない事は、その場でチャット機能に投げ込む”という方法を実施したところ、
若手・新しいメンバーなどから、積極的な発言や意見が聴取しやすくなったので、是非実施をオススメします。
チームをまとめて、メンバーの積極性や可能性を引き出すことも重要なファシリテーション能力です。

基礎中の基礎(これをやっていない営業マンは終了)

事前資料、アジェンダを共有、

会議とは意思決定の場であり、次のアクションプランを決定する場です。

そこで、事前に読み込んでほしい資料を共有し、「こう考えていますが、」
そんなことはメールや電話で済ませればいいのです。

私も「○○の案件の施策について戦略を決めたいから会議に参加してくれ」
とよく言われることがあります。

最初は、今こういう施策を考えていて、メリット・デメリットはこれなんだけど、という話かなと思っていたのですが、いざ会議が始まって、施策案を考えることからヨーイドンで1からスタートという会議に参加した時は、もうそれからは、そういう会議出席を頼まれたら施策案考えてメールに文字ベースでお送りしますね!

それをもって会議しましょうと言います。
だた、話がしたいだけの為に会議や打合せを開くような人には要注意です。
(本人に自覚が無い場合が多いです)

まとめ

今回は、私自身の失敗談を活かしながらもう日常生活とはリモートワークでの重要ポイントを中心に、会議やプレゼンにおける基礎やファシリテーションの重要性を中心に書いてみました。

引き続き、広告代理店の現場における失敗談や経験談を発信していきますので何卒よろしくお願い致します!

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